Privacyverklaring

Versie maart 2026

Dit is de privacyverklaring van BeSmart Campus Nederland B.V. ("BeSmart Campus", "wij" of "ons"). BeSmart Campus ontwikkelt en levert innovatief lesmateriaal en digitale leermiddelen voor (middelbare) scholieren. Het Platform wordt uitsluitend via onderwijsinstellingen aangeboden en is niet rechtstreeks toegankelijk voor leerlingen of particulieren. BeSmart Campus verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Deze privacyverklaring geeft informatie over de verwerking van persoonsgegevens van: gebruikers van het BeSmart Learning Platform (het "Platform"), websitebezoekers, klanten en contactpersonen, en personen die contact met BeSmart Campus opnemen in het kader van de (overige) diensten van BeSmart Campus.

Contactgegevens

BE SMART Campus Nederland B.V.
Joan Muyskenweg 39
1114 AN Amsterdam-Duivendrecht
+31 20 561 6008
info@besmartcampus.nl | www.besmartcampus.com

Platform: BeSmart Campus als verwerker

Verwerkingsrol

Voor alle persoonsgegevens die in het kader van het gebruik van het Platform worden verwerkt, is de onderwijsinstelling verwerkingsverantwoordelijke en BeSmart Campus verwerker. De verwerking vindt alleen plaats in opdracht van de onderwijsinstelling, onder instructie van de onderwijsinstelling en zonder enige zelfstandige zeggenschap van BeSmart Campus over de doeleinden en de middelen van de verwerking van de persoonsgegevens.

Persoonsgegevens die namens onderwijsinstellingen worden verwerkt

De persoonsgegevens die via het Platform worden verwerkt, worden uitsluitend aangeleverd door of namens de onderwijsinstelling via de gebruikelijke onderwijs-identity-keten, waaronder:

het leerlinginformatiesysteem van de onderwijsinstelling (zoals Magister of Somtoday),
Entree Federatie, dat de vanuit het leerlinginformatiesysteem afkomstige attributen doorgeeft via SAML-asserties,
Google Identity-Aware Proxy (IAP), dat deze SAML-asserties omzet in een beveiligd token voor toegang tot het Platform.

De persoonsgegevens die op deze wijze namens onderwijsinstellingen worden verwerkt, omvatten:

voornaam en achternaam;
e-mailadres;
schoolnaam en BRIN-nummer;
klas/groep en leerjaar;
rol (zoals leerling of medewerker);
unieke schoolgebruiker-ID;
ECK-ID (indien door de onderwijsinstelling verstrekt);
technische metadata die noodzakelijk is voor veilige authenticatie en autorisatie binnen het Platform.

Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt voor het correct, veilig en betrouwbaar functioneren van het Platform.

Privacyrechten van betrokkenen

Indien u een recht wilt uitoefenen op grond van de AVG – waaronder het recht op inzage, rectificatie en/of verwijdering – of indien u een klacht heeft over de verwerking van persoonsgegevens binnen het Platform, dient u zich te wenden tot de onderwijsinstelling die het Platform gebruikt. BeSmart Campus is als verwerker niet bevoegd om dergelijke verzoeken of klachten zelfstandig af te handelen en verwerkt deze uitsluitend op instructie van de onderwijsinstelling.

Privacyverklaring onderwijsinstellingen

De onderwijsinstelling is verantwoordelijk voor het informeren van betrokkenen over de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het gebruik van het Platform. BeSmart Campus verwijst daarom naar de privacyverklaring van de betreffende onderwijsinstelling voor informatie over deze gegevensverwerking.

BeSmart Campus als verwerkingsverantwoordelijke

Persoonsgegevens die wij verwerken als verwerkingsverantwoordelijke

Voor de verwerking van persoonsgegevens die niet samenhangen met het gebruik van het Platform – zoals websitebezoek, contactaanvragen, klantadministratie en sollicitaties – is BeSmart Campus verwerkingsverantwoordelijke. Voor vragen over deze verwerkingen kunt u contact opnemen via info@besmartcampus.nl.

Onderwijsinstellingen, klanten en contactpersonen

Wij verwerken persoonsgegevens van medewerkers van onderwijsinstellingen en zakelijke relaties voor:

het uitvoeren van overeenkomsten;
contact en communicatie;
ondersteuning via helpdesk of servicedesk;
administratieve en financiële afhandeling.

Het gaat hierbij onder meer om:

naam en contactgegevens;
functie en bedrijfsgegevens;
facturatie- en betalingsinformatie, waaronder rekeningnummer, KVK-nummer en BTW-nummer.

Websitebezoekers

Bij bezoek aan onze website worden geen persoonsgegevens verwerkt.

Contactformulier

Wanneer u ons contactformulier invult, verwerken wij:

voornaam en achternaam;
naam van de onderwijsinstelling/organisatie;
e-mailadres;
overige informatie die u verstrekt.

Wij verwerken deze gegevens uitsluitend om contact met u op te nemen.

Sollicitaties

Bij sollicitaties verwerken wij:

naam en contactgegevens;
curriculum vitae;
motivatiebrief en overige verstrekte informatie.

BeSmart Campus verwerkt deze gegevens uitsluitend voor de sollicitatieprocedure.

Doeleinden van de verwerking

BeSmart Campus verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

het correct functioneren en verbeteren van onze website;
het uitvoeren van relatiebeheer;
het uitvoeren van overeenkomsten;
telefonisch of schriftelijk contact;
het afhandelen van sollicitaties;
het voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals fiscale bewaarplichten).

Grondslagen voor de verwerking

De grondslagen op basis waarvan wij persoonsgegevens verwerken zijn:

toestemming van de betrokkene (artikel 6, eerste lid, onder a, van de AVG);
uitvoering van een overeenkomst (artikel 6, eerste lid, onder b, van de AVG);
voldoen aan een wettelijke verplichting (artikel 6, eerste lid, onder c, van de AVG);
gerechtvaardigd belang (artikel 6, eerste lid, onder f, van de AVG).

Bewaartermijnen

BeSmart Campus bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. In de hoofdregel hanteert BeSmart Campus de volgende bewaartermijnen:

contactaanvragen en sollicitaties: maximaal 4 weken na afronding;
gegevens van onderwijsinstellingen en klanten: maximaal 3 jaar na beëindiging van de overeenkomst;
financiële administratie: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht).

Geautomatiseerde besluitvorming

BeSmart Campus neemt geen besluiten op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerkingen die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van BeSmart Campus) tussen zit.

Delen van persoonsgegevens met derden en beveiliging

BeSmart Campus verkoopt uw gegevens niet. Wij delen persoonsgegevens uitsluitend:

indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst;
wanneer wij hier wettelijk toe verplicht zijn;
met verwerkers die namens ons diensten leveren, zoals hosting- en cloudproviders.

Met al deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten waarin passende waarborgen zijn vastgelegd. BeSmart Campus verwerkt persoonsgegevens uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Onze subverwerkers hosten alle verwerking binnen de EU (onder meer in regio europe-west4). Er vindt geen doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER plaats.

BeSmart Campus past passende technische en organisatorische maatregelen toe om persoonsgegevens te beschermen. Deze maatregelen omvatten onder meer:

versleuteling van gegevens tijdens transport en opslag;
rolgebaseerde toegangsbeveiliging;
tokenvalidatie bij iedere toegang tot het Platform;
gebruik van Google Cloud IAM voor toegangsbeheer;
beveiligde hosting binnen de EU-infrastructuur.

BeSmart Campus zorgt, rekening houdend met de stand van de techniek en het risico van de verwerking, voor een op het risico afgestemd beveiligingsniveau conform artikel 32 AVG. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via info@besmartcampus.nl.

Gegevens van minderjarigen

Als u jonger bent dan 16 jaar, mag u alleen persoonsgegevens aan ons verstrekken als één van uw ouders of een wettelijke vertegenwoordiger hiervoor toestemming heeft gegeven. Onze website heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers en gebruikers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd.

We kunnen echter niet controleren of een bezoeker jonger dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming.

Als u van oordeel bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@besmartcampus.com.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

BeSmart Campus gebruikt geen trackingcookies, advertentiecookies of vergelijkbare technieken voor commerciële doeleinden. Binnen het BeSmart Platform wordt uitsluitend gebruikgemaakt van scripts die noodzakelijk zijn voor:

het functioneren van gebruikerssessies;
het analyseren van het gebruik van het Platform ten behoeve van rapportages en verbetering van de dienstverlening.

Deze scripts slaan geen permanente gegevens op en worden automatisch verwijderd zodra de browsersessie of het tabblad wordt gesloten.

BeSmart Campus analyseert uitsluitend het gebruik van functionaliteiten binnen het Platform om onderwijsinstellingen inzicht te geven in gebruik en voortgang van het Platform. De verzamelde gebruiksgegevens worden niet gebruikt voor profiling, marketingdoeleinden of het volgen van gebruikers buiten het Platform.

Rechten van betrokkenen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door BeSmart Campus en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u hebben in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek indienen via info@besmartcampus.nl. Om met zekerheid te kunnen vaststellen dat het verzoek door u is gedaan, verzoeken wij u om uw e-mailadres, naam, en telefoonnummer te verstrekken zoals eerder door u aan ons verstrekt. Indien u geen gegevens heeft verstrekt, dan ontvangen wij graag een kopie van uw identiteitsbewijs. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy.

We reageren zo snel mogelijk, uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek.

BeSmart Campus wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via: autoriteitpersoonsgegevens.nl.